Mengatur Perjalanan Dinas


Sebagai seorang sekretaris, pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki sangat berperan penting dalam mengatur semua kegiatan pimpinan. Salah satunya adalah dalam mengatur perjalanan dinas. Persiapan perjalanan dinas yang matang diharapkan akan memberi banyak manfaat dalam rangka pengembangan aktivitas instansi atau perusahaan.

Berikut tugas-tugas sekretaris dalam mengatur perjalanan dinas pimpinan:

  1. Mengetahui maksud tujuan perjalanan dinas
  2. Mengatur jadwal perjalanan dan pertemuan
  3. Mengatur tanggal keberangkatan
  4. Mengurus akomodasi (transportasi dan penginapan)
  5. Mempersiapkan dokumen (surat-surat yang diperlukan)
  6. Mempersiapkan keperluan keuangan

Pengaturan yang baik serta perhatian penuh dari sekretaris sangat memengaruhi keberhasilan perjalanan dinas pimpinan. Sebelum pimpinan melakukan perjalanan dinas, beliau harus mengetahui semua yang sudah dijadwalkan maupun yang sudah disiapkan oleh sekretarisnya, baik dari hal kecil sampai hal yang paling besar.

Mengatur perjalanan dinas pimpinan dapat dibedakan berdasarkan kualifikasi tujuan, sarana transportasi yang digunakan, lama perjalanan, dan wilayah atau kota yang akan dituju. Ada tiga macam perjalanan dinas yang dilakukan oleh pimpinan, yaitu: (1) perjalanan dinas lewat darat, (2) perjalanan dinas lewat udara, dan (3)  perjalanan dinas lewat laut.

Perjalanan dinas lewat darat dapat dilakukan dengan mobil perusahaan, travel, bus, atau kereta api. Perjalanan dinas dengan menggunakan mobil perusahaan dilakukan apabila jarak perusahaan dan tempat tujuan relatif dekat. Perjalanan dengan menggunakan jasa biro ditetapkan apabila jarak perusahaan dengan tujuan relatif jauh. Di bawah ini akan diuraikan apa saja yang dibutuhkan saat melakukan perjalanan dinas lewat darat:

  1. Gunakan rute dan peta yang akan dituju untuk lebih mudah mencari tempat yang akan dituju apabila lokasi tersebut belum diketahui dengan pasti.
  2. Carilah kondisi cuaca dan jalan yang akan dilewati apakah jalanan tersebut dapat dilewati dengan baik dan mampu sampaidi tempat yang dituju sesuai dengan jadwal yang sudah diagendakan.
  3. Siapkan rencana perjalanan, termasuk keterangan mengenai janji pertemuan dan rapat yang harus diikuti, serta nomor telepon dan alamat perusahaan yang akan dikunjungi.
  4. Cek kembali dokumen-dokumen yang akan digunakan oleh pimpinan saat rapat (pastikan semua dokumen yang dibutuhkan lengkap).

Pada DIS yang sebelumnya saya sudah menjelaskan perjalanan dinas pimpinan lewat darat. Kali ini saya akan menjelaskan perjalanan dinas pimpinan menggunakan jalur udara. Perjalanan dinas pimpinan lewat udara dengan menggunakan fasilitas pesawat udara hendaknya benar-benar dipertimbangkan tingkat efektivitas dan efisiensinya. Mendesak atau tidaknya waktu dan urusan yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah serta kondisi keuangan perusahaan hendaknya menjadi pertimbangan untuk memutuskan penggunaan alat transportasi pesawat udara. Persiapan dan tugas yang harus dilakukan sekretaris adalah:

  1. Dapatkan tiket pesawat terbang, bisa penerbangan pada kelas ekonomi atau kelas utama. Biasanya perusahaan telah menentukan kelas apa yang cocok untuk pimpinan.
  2. Carilah keterangan dari pelabuhan udara mana pesawat akan diberangkatkan, serta dengan cara apa pimpinan harus pergi ke sana. Tanyakan pukul berapa pimpinan harus sudah sampai lapangan terbang dan waktu keberangkatan.
  3. Dapatkan mata uang asing, travellers cheque, dan surat izin bepergian.
  4. Periksalah apakah koper yang dibawanya sudah melebihi berat maksimum atau belum.
  5. Pastikan kembali apakah surat-surat, paspor, visa, dan hal penting yang akan dibawa sudah  tersusun dengan baik dan tidak ada yang tertinggal.
  6. Pastikan jadwal pimpinan pulang kembali sudah diketahui oleh sekretaris, agar pimpinan bisa dijemput tepat waktu ketika sudah tiba di bandara.

Pada DIS berikutnya saya akan menjelaskan lebih luas lagi mengenai hal-hal apa saja yang diperlukan dalam kegiatan perjalanan dinas pimpinan.

Dalam membuat laporan perjalanan dinas dibutuhkan beberapa catatan yang terkait di dalam  pelaksanaan dinas. Apabila pimpinan telah selesai melakukan perjalanan dinas, tugas seorang sekretaris selanjutnya ialah membuat laporan keuangan perjalanan dinas. Semua pengeluaran akan diinventariskan dan diarsipkan untuk penyusunan laporan keuangan. Semua catatan dan buku pengeluaran pimpinan saat melakukan perjalanan dinas  dari data tersebut dapat memperlihatkan pengeluaran mana yang masih dapat dikembalikan kepada bagian keuangan. Berikut langkah-langkah menyusun laporan biaya perjalanan:

  1. Menginventaris/mengumpulkan tanda bukti pengeluaran berupa kas bon, kuitansi, dan nota.
  2. Mengelompokan tanda bukti pada pos-pos tertentu, misalkan biaya penginapan, biaya kegiatan, transpor, dan entertaiment (biaya entertaiment ialah biaya yang digunakan untuk menjamu relasi).
  3. Membuat kas bon kuitansi dari pihak perusahaan untuk tanda bukti pengeluaran dari luar, misalnya hotel dan restoran.
  4. Mencatat pada laporan entertainment semua pengeluaran yang berhubungan dengan menjamu relasi setelah dibuatkan kas bon/kuitansi.
  5. Membuat biaya perjalanan secara keseluruhan.
  6. Membuat surat tagihan penggantian apabila ada biaya yang mesti ditagih kepada klien.

Apabila dana perjalanan lebih besar dari biaya pengeluaran, sisanya akan dikembalikan kepada bagian keuangan. Sebaliknya, bila dana perjalanan lebih kecil dari biaya pengeluaran, pihak keuangan mengganti kekurangan tersebut.

About these ads

Tinggalkan Balasan

Please log in using one of these methods to post your comment:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s